Tugas
pertama seorang manajer dalam melakukan perencanaan (planning)
berpasangan dengan pengawasan (controlling). Dalam pelaksanaan setiap
bidang pekerjaan apa pun yang sebaik-baiknya tentu perlu dilakukan
perencanaan dan pengawasan.
Pengawasan
dengan demikian tidaklah semata-semata dimaksudkan untuk menemukan dan
membetulkan kesalahan-kesalahan, melainkan justru untuk mencegah
terjadinya kekeliruan-kekeliruan atau penyimpangan-penyimpangan yang
sebetulnya dapat dihindarkan sebelumnya terlambat.
Pengertian pengawasan (control)
The
control function includes those activities which are designed ti
compel events to comform to plans. (fungsi pengawasan meliputi
aktivitas-aktivitas yang dimaksudkan untuk memaksa peristiwa-peristiwa
terjadi sesuai dengan rencana-rencana). (Harol koontz and Cyril
O’Donel, principle of management)
“Control, i. e. Checking current performance againts predetermined standard
contained
in the plans, with a view to ensuring adequate progress and
satisfactory performance; also “recording” the experience gained from
the working of these plans as a guide to possible future operation”
(Kontrol,
yakni mencocokkan pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap ukuran
baku yang telah ditetapkan sebelumnya dalam rencana-rencana dengan
maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dam pelaksanaan
tugas yang memuaskan; juga “pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan
rencana-rencana itu sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-tindakan
diwaktu mendatang yang mungkin.) (E.F.L. Brech, ed,. The principle and practice of Management).
Pengawasan
adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa, mencocokkan, dan
mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai rencana yang
ditetapkan dan hasil yang dikehendaki.
Pengertian administrasi
Kata
“Administrasi” berasal dari bahasa latin yang terdiri atas kata ad dan
ministrare. Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam
Bahasa Inggris, yang berarti “ke” atau “kepada”. Dan ministrare sama
dengan to save atau to conduct yang berarti “melayani”, “membantu”, atau
“mengarahkan”.
Dalam Bahasa Inggris to administer berarti pula “mengatur” ,
“memelihara” (tolook after), dan mengarahkan. (M. Ngalim Purwanto, 2004 :
1)
Administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
dan pengkoordinasian manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, metoda,
perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas
pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pekerjaan
kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam
melaksanakan tugas pokoknya. Sebagai contoh, kantor Notaris yang
membuat berbagai jenis akta, tidak akan dapat melaksanakannya dengan
baik tanpa adanya catatan-catatan mengenai segala sesuatu tentang
kliennya, tujuan dari dibuatnya akta, jenis akta yang diinginkan, dan
sebagainya.
Jadi kata administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan didalam mencapai suatu tujuan.
Pengetian kantor
Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.
Jadi pengawasan administrasi perkantoran
adalah keseluruhan aktivitas mencocokkan, mengendalikan pelaksanaan
tugas-tugas kantor terhadap ukuran baku sebagai suatu kegiatan untuk
membantu, melayani, dan mengarahkan semua kegiatan agar berlangsung
sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
Langkah-langkah dalam pengawasan:
l Penentuan standard atau ukuran baku yang akan menjadi patokan
l Pengukuran atau penilaian
l Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan dan hasilnya
l Pembetulan terhadap penyimpangan
Metode pengawasan:
l Laporan
dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan secara lisan atau tertulis dan
secara berkala atau berwaktu-waktu atas permintaan
l Penelaahan terhadap buku catatan tugas atau hasil kerja
l Survei atau inspeksi
l Wawancara dengan pelaksanaan-pelaksanaan tugas
Segi pelaksanaan yang dijadikan sasaran pengawasan ada 8:
l Jumlah hasil kerja (segi kuantitas)
l Mutu hasil kerja (segi kualitas)
l Pegawai (kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan kerjanya)
l Uang (pemakaian secara sah dan efisien)
l Barang pembekalan (pembelian, pengguna, pemeliharaan yang betul)
l Ruang kerja (penataan dan pemakaian yang baik)
l Waktu
l Metode kerja
William Henry Leffingwel menyarankan 12 tindakan pengawasan:
l Merencanakan dan menentukan jadwal bagi pekerja
l Mengusahakan agar pekerjaan di mulai pada waktu yang telah ditetapkan
l Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan
l Mengatur jumlah tenaga yang dibutuhkan
l Memeriksa jumlah hasil pekerjaan
l Mendesak agar mendapat hasil dari pekerjaan
l Memeriksa petunjuk-petunjuk buku
l Merencanakan tugas pengawasan
l Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap pemeliharaan alat-alat kantor
l Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpanan warkat dan arsip
Dengan
menjalankan 12 tindakan pengawasan , seorang pimpinan kantor dapat
menjuruskan kerja ketatausahaan dalam organisasinya ke arah tujuan yang
telah direncanakan.
Alat
penting lainnya yang oleh manager kantor mulai dipakai untuk mengontrol
tatausaha ialah ukuran-ukuran baku (standard). Para ahli administrasi
perkantoran pada umumnya kini telah sapakat bahwa kegiatan-kegiatan
tatausaha dapat diukur seperlunya. Masing-masing kerja ketatausahaan
mempunyai satuan pengukuran tersendiri yang kadang-kadang saking
berbeda. Misalnya untuk aktivitas kearsipan, yang dapat dijadikan
warkat yang perlu disimpan atau yang harus ditemukan kembali.
Ahli
pengontrolan tatausaha Fred Archer telah mendaftar satuan-satuan ukuran
yang dapat dipakai untuk mengukur macam-macam kerja ketatausaha :
Aktivitas Tatausaha Satuan Pengukuran
(Clerical Activity) (unit of Measurement)
1. Pembubuhan alamat surat dengan a. Hitunglah mesin terhadap sampul
Peralatan mekanis yang dibubuhi alamat
b. Plat logam alamat yang dipakai
c. Laci yang memuat plat logam
d. Jumlah hasil kerja
2. Pekerjaan dengan mesin hitung a. Hal yang dihitung
b. faktur atau warkat lainnya yang
diselesaikan
3. Penulisan cek a. Cek yang ditulis
b. Rentangan seri nomor dari cek
4. Pendiktean dan penyalinan a. Berkas surat-menyurat yang
digarap
b. surat yang dikirim
5. Pengetikan a. Jumlah lembaran yang diketik
b. Jumlah gulungan yang tergulung
6. Penggandaan warkat a. Lembaran yang dapat dipakai
b. Sit yang dikerjakan
7. Penyimpanan warkat a. Warkat yang dipilah-pilahkan
b. Warkat yang di ambil
c. Warkat yang tersimpan
8. Pengiriman dengan pos a. Sampul yang dibuka
b. Sampul yang dipilah-pilah
c. Sampul yan dirapatkan
9. Pesanaan a. Surat pesanan yang diterima
b. Surat pesanan yang dipenuhi
10. Haluan a. Haluan yang digarap
b. Haluan yang diinstruksikan
11. Penjualan a. Hal yang dicatat
b. Warkat yang digarap
Setelah
di tentukan berbagai macam-macam kerja perkantoran yang dapat diukur
dan satuan-satuan ukuran yang akan dipakai, maka selanjuthnya perlu
ditetapkan office standards atau clerical standards,yaitu ukurann-ukuran
baku ini merupakan tingkat penunaian kerja yang harus dicapai oleh
pegawai tatausaha ytabng bersangkutan. Tingkat penunaian kerja itu
tidak boleh ditetapkan secara sembarangan sehingga mungkin terlampau
tinggi atau rendah terlalu rendah. Sertiap ukuran baku ditetapkan
berdasarkan perbandingan hasil kerja yang patut diharapkan akan
terpenuhi oleh para karyawan pada umumnya yang cukup cakap
Berbagai
satuan baku yang telah ditetapkan dalam bidang tatausaha menjadi batu
ujian untuk memeriksa atau mencocokkan apakah sesuatu kerja
ketatausahaan di kantor terlaksana dengan hasil yang diharapkan. Dalam
hal ini hasil-hasil kerja dari para pegawai dipelajari, kemudian
berpegang pada sesuatu ukuran baku yang bersangkutan lalu dilakukan
penilaian atau perbandingan.
Berbagai
tata kerja dalam setiap kantor seperti kantor misalnya tata tertip
penyusuanan surat, tatacara pengetikan laporan, atau tatakerja kearsipan
perlu sekali direncanakan sebaik-baiknya, ditetapkan dalam
pedoman-pedoman baku, dan kemudian dituangkan dalam apa yang lazim
disebut “Manual of Clerical Procedures” (buku pedoman prosedur-prosedur
ketatausahaan). Buku pedoman ini oleh manajer kantor dijadikan alat
penting untuk melakuan pengawasan.
Menurut
J. Maddock buku pedoman tata usaha berisi prosedur-prosedur, tatacara,
dan petunjuk-petunjuk baku mengenai langkah-langkah yang harus
diindahkan dalam melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan pada sesuatu
kantor. Misalnya bagi penyesuaian sesuatu tugas tertentu dapat
ditentukan aliran pekerjaan yang harus ditempuh seperti mula-mula
didaftar oleh bagian A, kemudian diteruskan kepada kepada bagian B, dan
akhirnya disetujui pejabat pada bagian B, dan selanjutnya di
tandatangani oleh kepala bagian.
Manager
dapat pula menjalankan tugas pengawasan dengan lebih cermat dan
tangkas. Pengawasan akan lebih mudah dijalankan kalau syarat-syarat,
bahan-bahan, cara-cara, atau ketentuan-ketentuan lainnya bagi suatu
pekerjaan dikantor adalah sama. Misalnya kalau pada suatu perusahaan
telah ditentukan mengenai tatacara mengetik surat, si pemimpin kantor
akan lebih mudah dan cepat dalam melakukan pengawasan terhadap
hasil-hasilpekerjaan para pengawai ketik yang dipimpinnya.
Disamping
buku pedoman yang memuat prosedur-prosedur ketatausaha, pada kantor
disisipkan secretarial manual, yaitu buku pedoman untuk para sekretaris
yang berisi macam-macam keterangan dan-petunjuk yang lebih
luas.-petunjuk itu sebagian besar juga mempunyai fungsi mengendalikan
kegiatan-kegiatan seorang sekretaris yang berisi macam-macam keterangan
dan petunjuk-petunjuk yang lebih luas.
DAFTAR PUSTAKA
The Liang Gie. 1998. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Koontz, Harold dan O’Donnell. 1956. Principle of Management. Jakarta: bulan Bintang.
E.F.L. Brech, ed. 1996. The Principles and practice of management.
Genry Lefinggwell, William dan Edwin M. Robinson. 1950. Text book of Office Management. Jakarta: Bulan Bintang.
Archer, Fred. 1958. Office Management Handbook. Yogyakarta: Karya Kencana.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar